Behandle søknader og skrive tilskuddsbrev

Bestemmelsene stiller krav til at informasjon fra søkerne av betydning for søknadsbehandlingen, skal kontrolleres.

Å legge arbeid i å kontrollere søknadene for å sikre at tilskuddsmidlene så langt som mulig tildeles korrekte søkere, eventuelt de beste søkerne, vil ofte være den beste måten å sikre at midlene blir brukt i samsvar med formålet for tilskuddsordningen. Bestemmelsene stiller krav til at informasjon fra søkerne av betydning for søknadsbehandlingen, skal kontrolleres.

Motta søknadene

Søknadene som kommer inn, skal registreres og gis et journalnummer, det følger av arkivloven og arkivforskriften.

Det vil være god forvaltningsskikk å bekrefte overfor søkeren at søknaden er mottatt. Forvaltningsloven stiller krav til foreløpig svar hvis det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, se § 11 i loven. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Kontroll av at formelle krav er oppfylt

Kontroll av at formelle krav er oppfylt, kalles gjerne «formaliakontroll». I mange tilskuddsordninger må formelle krav være oppfylt for at søknaden skal vurderes. De formelle kravene må da stå i regelverket for tilskuddsordningen.

Noen eksempler på formelle krav:

• Riktig søker: Tildelingskriteriene avgrenser hvem som kan søke: for eksempel kommuner, bedrifter eller frivillige organisasjoner som er registrert i Frivillighetsregisteret.
• Nødvendig dokumentasjon: Krav til hvilken informasjon eller hvilke dokumenter som er nødvendige i søknaden.
• Riktig format: At søknadene skal sendes elektronisk eller gjennom tilskuddsforvalterens egen søknadsportal.
• Søkers myndighet: At søknader må signeres av en person med en type myndighet eller rolle.  

Hvis mangelfulle søknader skal kunne avvises, bør kravene til søknaden være fastsatt i regelverket for ordningen. Det bør også stå i regelverket at mangelfulle søknader kan avvises. 

Vurdere og prioritere søknadene

En første vurdering av søknadene kan kalles en «rimelighetskontroll»: en vurdering av om opplysningene søkeren har gitt, virker sannsynlige. Dette innebærer å kontrollere dokumentasjonen som er innsendt: budsjett og opplysninger gitt i søknad og annen innsendt dokumentasjon. Kontrollen vil både omfatte å vurdere graden av samsvar mellom de ulike dokumentene og rimeligheten av innholdet i dokumentene. En typisk vurdering kan være om budsjett og framdriftsplan har god sammenheng og virker realistiske, slik at de planlagte aktivitetene lar seg gjennomføre.

Søknadene som har passert formalia- og rimelighetskontrollen, skal så vurderes og prioriteres før vedtak om tildeling eller avslag. Denne vurderingen kan kalles «realitetsbehandling».  

Med utgangspunkt i mål og kriterier i regelverket for tilskuddsordningen, vurderer forvalteren hvem av søkerne som i størst grad oppfyller tildelingskriteriene og kan bidra best til måloppnåelse for ordningen. Flere enn én person bør delta i vurderingen av søknadene.

Eksempel på vurderinger tilskuddsforvalter gjør:

• Er de omsøkte tiltakene innenfor hva det kan gis tilskudd til fra denne tilskuddsordningen?
• Treffer tiltakene målgruppen?
• Treffer noen tiltak en større del av målgruppen enn andre?
• Er noen tiltak mer relevante for måloppnåelsen enn andre?
• Er noen tiltak mer kostnadseffektive enn andre?

Hvis skjønnsbaserte tildelingskriterier brukes i vurderingen av søknadene, bør regelverket beskrive hva som vektlegges i skjønnsvurderingen. Dette vil gi nyttig informasjon til den som skal søke og det gir tilskuddsforvalter støtte i søknadsbehandlingen.

Tilskuddsforvalteren må kunne begrunne bruken av skjønn som ligger til grunn for en tildeling, for eksempel hvis det kommer en klage på en avslått søknad.

Som regel er det knapphet på tilskuddsmidler. Det er problematisk hvis to søknader blir vurdert som like gode, og den ene blir avslått og den andre blir innvilget. Det bør da heller vurderes om tilskuddene skal avkortes, slik at flere får tildeling, men mindre enn de har søkt om.

Veiledningsplikt og utrednings- og informasjonsplikt     

I forbindelse med søknadsbehandlingen, kan det oppstå spørsmål om å etterspørre dokumentasjon hvis søknaden er mangelfull eller for at forvalteren skal ha tilstrekkelig grunnlag til å vurdere behandle søknaden.

Tilskuddsforvalteren har veiledningsplikt etter forvaltningsloven § 11. Veiledningsplikten kan innebære at søkeren får beskjed om at en søknad er mangelfull. Samtidig må tilskuddsforvalter kunne forvente at søker har gitt de opplysningene som taler for at søknaden skal innvilges. Ifølge forvaltningsloven skal veiledningsplikten også tilpasses tilskuddsforvalterens situasjon og kapasitet.

Hvis søkerne ikke har levert i tråd med kravene, bør tilskuddsforvalteren ha rutiner for å etterspørre manglende informasjon og eventuelt veilede. Disse handlingene skal dokumenteres.

Noen tilskuddsforvaltere har systemer og søknadsskjema som sikrer at søkerne får veiledning og må ha nødvendige vedlegg for å få sendt inn søknaden. Da vil en del av veiledningsplikten og kontrollen ivaretas av systemene. 

En søknad om tilskudd behandles normalt som en sak om enkeltvedtak, da gjelder forvaltningslovens krav til utrednings- og informasjonsplikt. Selv om tilskuddsforvalter har ansvar for å utrede saken, må forvalteren kunne forvente at søkeren legger fram opplysninger som taler til egen fordel.   

Les om veiledningsplikten og utrednings- og informasjonsplikten i punkt 5.2 i 
Forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger. 

Utfallet av søknadsbehandlingen

I behandling av søknader om tilskudd er det flere mulige utfall. Søknadene kan:

• Innvilges helt eller delvis
• Avslås - innebærer at søknaden er behandlet, men søkeren har ikke fått innvilget tilskudd
• Avvises - innebærer at søknaden ikke realitetsbehandles

Vedtaket skal meddeles søkeren i et vedtaksbrev som svar på søknaden.

Alle utfallene av søknadsbehandlingen er et enkeltvedtak når søkerne er private personer eller kommuner som søker på linje med private.

Se Søknadsbehandlingen skal følge forvaltningsloven (lenke).

Det følger også av forvaltningsloven at det er begrunnelsesplikt og klageadgang knyttet til enkeltvedtak.

Les mer om innholdet i et vedtak som innvilger tilskudd i punkt 5.3 i veiledningsnotatet
Forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger.

Hvis søknaden innvilges helt eller delvis, vil vedtaksbrevet være et tilskuddsbrev. Bestemmelsene regulerer ikke avslag eller avvisning, men stiller krav til tilskuddsbrevet og hva det skal inneholde.
Se Skrive tilskuddsbrev (lenke).