Utforme tilskuddsordning

Mål skal beskrive hva staten ønsker å oppnå med tilskuddsordningen og hva som er ønsket tilstand for de som ordningen skal ha effekt for. Målet bør angis på bruker- eller samfunnseffektnivå, altså til høyre i resultatkjeden:

• Brukereffekt er varige endringer hos målgruppen, for eksempel endring i atferd, situasjon eller ytre forhold.
• Samfunnseffekt er effekter på samfunnsnivå som følger av endringer hos målgruppen.

Målet bør formuleres som en positiv tilstand. Hvilke tjenester, produkter eller aktiviteter tilskuddet skal gå til eller hvem som er mulige tilskuddsmottakere, bør ikke beskrives i målet; dette er tildelingskriterier (hovedelement c).

Hvis målet for tilskuddsordningen er satt på samfunnseffektnivå, kan det ta tid før en ser effekten av tilskuddet og det kan være utfordrende å isolere effekten av tilskuddsordningen på måloppnåelsen. Det kan da vurderes om mål og kriterier for måloppnåelse kan operasjonaliseres, ved at det suppleres med mer konkrete mål på brukereffektnivå eller lenger til venstre i resultatkjeden.  

Se mer veiledning om mål: Sette mål og retning | DFØ (dfo.no)

Målgruppe er den gruppen eller de gruppene i samfunnet tilskuddsordningen skal ha effekt for, de som tilskuddsordningen skal ivareta, påvirke eller komme til gode. For de fleste tilskuddsordninger vil ikke målgruppen sammenfalle med gruppen av mulige tilskuddsmottakere.

Departementet skal formulere kriterier som som kan brukes til å belyse og måle graden av måloppnåelse i tilskuddsordningen. Kriteriene skal utformes med utgangspunkt i målet for ordningen. Som hovedregel bør målene og kriteriene for måloppnåelse fastsettes slik at de belyser brukereffekter, samfunnseffekter eller begge deler.  

Forvaltningen har ansvar for å sikre god måloppnåelse

Forvaltningen har ansvar for å sikre god måloppnåelse for tilskuddsordningen som helhet. Den enkelte tilskuddsmottakeren har kun ansvar for måloppnåelsen for sin tildeling.

Kriteriene for måloppnåelse klargjør hvilken type informasjon forvaltningen må innhente for å følge med på måloppnåelse for ordningen, og for å rapportere om oppnådde resultater. Kriteriene må være så presise at de kan følges opp uten uforholdsmessig store kostnader.

Departementet skal legge denne informasjonen til grunn for å rapportere videre til Stortinget, jf. kravene i bevilgningsreglementet § 9 om å rapportere om oppnådde resultater i budsjettforslaget. Se mer om dette i Rapportere til Stortinget (lenke).

Kilder til informasjon om måloppnåelse

Kildene som kan gi informasjon om måloppnåelse vurderes når kriteriene for måloppnåelse utformes. Det er gjerne to hovedtyper kilder:

• rapportering fra tilskuddsmottakerne
• andre kilder som for eksempel statistikk, registerdata eller evalueringer  

Kriterier for måloppnåelse er utgangspunkt for rapporteringskrav til tilskuddsmottakerne. Kriterier for måloppnåelse bør fra starten av også ses i sammenheng med bruk av evaluering i tilskuddsordningen for å følge med på måloppnåelsen.

Se mer om hovedelementet evaluering under og i Evaluere tilskudd (lenke).

Tildelingskriteriene skal utformes slik at de understøtter målet med tilskuddsordningen. De skal:

• gi grunnlag for avgrensning av hvem som er potensielle tilskuddsmottakere
• gi føringer på hva tilskuddet kan og ikke kan brukes til
• gi holdepunkter for hvordan tilskuddsbeløpet til den enkelte mottaker skal fastsettes/beregnes

Avgrensningene av hvem som er potensielle mottakere er betingelser som søkeren må oppfylle for å bli vurdert som mottaker av midler. Føringene på hva tilskuddet kan (og ikke kan) brukes til, er grunnlaget for å avgjøre om tilskudd skal innvilges helt eller delvis, eller om søknaden skal avslås.   

Hvem som er mulige tilskuddsmottakere og hva tilskuddet kan brukes til bør henge tydelig sammen med ordningens mål og målgruppe.

Reglene for å fastsette tilskuddsbeløpet kan være kvantitative eller skjønnsmessige og skal beskrives i regelverket for ordningen. 

I bevilgningsreglementet § 10 andre ledd har Stortinget fastsatt at når det gis tilskudd som ellers ikke er undergitt statlig kontroll, skal det tas forbehold om adgangen for tilskuddsforvalteren til å føre kontroll med at midlene benyttes etter forutsetningene.

Kontroll av tilskuddsmottakeren er også fastsatt i reglement for økonomistyring i staten § 15 andre ledd: Tilskuddsforvalter skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller vilkårene som er stilt for tilskuddet. 

Bestemmelsene utdyper reglementet:

Tre formål med oppfølgning og kontroll

Oppfølging og kontroll i en tilskuddsordning skal sikre:

1. at riktig mottaker i søknadsbehandlingen får tildelt riktig beløp på riktige vilkår
2. at tilskuddsmottakeren bruker midlene i tråd med betingelser og vilkår for tildelingen
3. at tilskuddet gir resultater og effekter (måloppnåelse) som tilsiktet

Den første delen av kontrollen gjennomføres når søknadene behandles. Hvilke opplysninger som skal kontrolleres, følger av kravene som er stilt og for å innvilge en søknad og for å fastsette tilskuddsbeløpet. 

Se Behandle søknader (lenke)

Den andre delen av kontrollen ivaretas ved å stille krav til rapportering som bekrefter at midlene er brukt i tråd med vilkårene. Denne kontrollen kan også knyttes til utbetalingen av tilskuddsbeløpet. Det kan stilles vilkår i tilskuddsbrevet, eventuelt i regelverket for ordningen, om at det skal rapporteres om fremdrift eller resultater før neste delutbetaling. Den som attesterer utbetalingene, skal kontrollere at utbetalingsforslaget stemmer med vedtaket om tilskudd (tilskuddsbrevet), og at tilskuddsmottaker har sendt inn dokumentasjon dersom det er stilt vilkår om det. For å kunne stoppe utbetalingen dersom tilskuddsmottaker ikke oppfyller fastsatte vilkår, bør kontrollene i størst mulig grad legges i forkant av neste, eventuelt siste delutbetaling.

Se Utbetalingsordning og Registrere og attestere (lenke)

Den tredje delen av oppfølgingen og kontrollen skal gi informasjon om resultatet og effekter av tilskuddsordningen (måloppnåelse). Overfor tilskuddsmottakerne ivaretas dette gjennom å stille rapporteringskrav, samt kontrollere og vurdere rapportene.

Se Vurdere rapporter og måloppnåelse (lenke)

Risiko er utgangspunkt for oppfølging og kontroll

Oppfølging og kontroll skal tilpasses den enkelte tilskuddsordningen og være basert på en vurdering av risiko. Risikofaktorene må være relevante og konkrete for ordningen, for eksempel type tilskuddsmottakere, om tilskuddet skal gå til drift eller prosjekt, størrelse på tilskuddet og administrativ kapasitet hos mottakerne. Tilskuddsordningens risiko bør kartlegges allerede som en del av utredningen som gjøres før hovedelementene utformes. Det må vurderes hvilke kilder som kan gi nødvendig informasjon i risikokartleggingen. 

Vilkår i regelverket og tilskuddsbrevet er konkret grunnlag for oppfølging og kontroll. Alle gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres.

Rimelig omfang

Kontroll og oppfølging skal ha rimelig omfang i forhold til nytten og kostnaden. Dette betyr for eksempel at tilskuddsforvalteren ikke ber om mer informasjon i søknader og rapporter, enn det som er nødvendig for å sjekke at betingelsene og vilkårene oppfylt og at tilskuddet er korrekt brukt.

Krav til søknader og rapporter vil blant annet påvirkes av kompleksitet i ordningen og ønske om høy treffsikkerhet. Slike forhold bør balanseres slik at oppfølging og kontroll ikke får et større omfang enn rimelig av hensyn til tilskuddsmottakerne.  

Formalia- og rimelighetskontroll

En formalia- og rimelighetskontroll vil som hovedregel inngå i opplegget for oppfølging og kontroll. Slik kontroll gjøres gjerne av innsendte søknader og rapporter fra tilskuddsmottakerne.

Formaliakontroll innebærer typisk å kontrollere at søknaden eller rapporten er korrekt utfylt, at all nødvendig dokumentasjon følger med, og at dokumentene er korrekt undertegnet av personer som har myndighet til dette. I vurderingen av rapporter, viser formaliakontroll også til om rapporten er i tråd med rapporteringskravene i regelverk og tilskuddsbrev. Hvis mottakeren ikke har levert i tråd med rapporteringskravene, skal mulige reaksjoner være beskrevet i tilskuddsbrevet og tilskuddsforvalteren bør ha rutiner for å eventuelt veilede og etterspørre manglende informasjon. Disse handlingene skal dokumenteres.

Se mer om veiledningsplikten i behandling av søknaden i punkt 5.2.1.3 i veiledningsnotatet  Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger | DFØ (dfo.no) 

Med rimelighetskontroll menes en vurdering av om opplysningene søkeren eller mottakeren har gitt virker sannsynlige.

Revisorattestasjon - venter på ny tekst

Krav om dokumentasjon fra revisor må vurderes for hver enkelt tilskuddsordning ut fra risiko og nytten dokumentasjonen vil ha. 

Departementet har hovedansvar for at tilskuddsordninger (og enkeltstående tilskudd) evalueres, jf. bestemmelsene punkt 6.2.1 og 6.5.

Hvordan en tilskuddsordning er tenkt evaluert, bør vurderes allerede i utredningen av ordningen og skal presenteres for Stortinget.

Evalueringer er særlig viktige når:

• målene for ordningen er knyttet til effekter for andre grupper enn tilskuddsmottakerne
• det tar tid før effekter av en tilskuddsordning viser seg eller
• en tilskuddsordning er ett av flere tiltak som sammen skal bidra til å nå et fastsatt mål

Frekvens og omfang av evalueringer baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet for den enkelte tilskuddsordningen.

Se årlig rapportering og evaluering i sammenheng

Evaluering kan vurderes i forhold til den informasjonen forvaltningen legger opp til gjennom rapportering på kriterier for måloppnåelse og annen informasjon fra tilskuddsmottaker eller tilskuddsforvalter. Hvis det for eksempel er vanskelig å få informasjon årlig om effekter, kan det være hensiktsmessig å gjennomføre evalueringer med noen års mellomrom. Slik vil evalueringen supplere den årlige rapporteringen.

Se Evaluere tilskudd (lenke).