I dette kapitlet gir vi en nærmere omtale av hvordan periodisert regnskap kan brukes alene, eller sammen med informasjon om månedsverk eller årsverk, til å produsere ny styringsinformasjon. Avhengig av virksomhetens forutsetninger, jamfør kapittel 3.2, kan denne styringsinformasjonen fremskaffes og brukes i regnskapsanalyser og utvalgte nøkkeltall til å følge opp, vurdere og eventuelt iverksette tiltak for å bidra til ønsket utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler, gjeld, og nøkkeltall i et ettårig eller mer langsiktig perspektiv.

Tabell 4-1 viser sammenheng mellom anvendt informasjonsgrunnlag, relevant styringsinformasjon og mulig merverdi ved å ta styringsinformasjonen i bruk.

4.1 Regnskapsanalyser av periodiserte regnskapstall

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes, eventuelt sammen med informasjon om månedsverk eller årsverk, i regnskapsanalyser for å følge med på om inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg som ønsket, sammenliknet med tidligere år eller mål for året.  

I et kortsiktig perspektiv kan virksomheten for eksempel sammenlikne årets regnskapstall med fjorårets regnskapstall (hittil i år mot hittil i fjor) eller mål for året.

Ved å følge med på hvordan inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg gjennom året sammenliknet med forrige år eller mål for året, kan virksomheten vurdere og eventuelt iverksette tiltak for å påvirke/styre/kontrollere hvordan inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld utvikler seg resten av året. Forventet effekt av eventuelle tiltak kan inkluderes i prognoser for året, som da kan brukes som en ny referanseramme resten av året.

I et mer langsiktig perspektiv kan virksomheten bruke periodisert regnskap til å analysere og vurdere hvordan virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg over tid. Det kan for eksempel være nyttig for å dokumentere regnskapsmessige effekter av tiltak som departementet har pålagt virksomheten, eller egeninitierte tiltak som digitalisering, omorganisering med mere. I årsrapporten kan virksomheten omtale og vurdere ovennevnte, og se det i sammenheng med virksomhetens resultater og måloppnåelse.

For mange virksomheter vil nok mye av merverdien i regnskapsanalyser dreie seg om å få bedre oversikt og innsikt i ressursbruken, for eksempel:

• kostnadsnivå og kostnadssammensetning på virksomhetsnivå
• kostnadsnivå og kostnadssammensetning per koststed (driftsenhet) eller prosjekt
• ulike typer kostnader per månedsverk/årsverk (dette kan jo også være aktuelle nøkkeltall)

Det kan være nyttig å analysere, sammenlikne og vurdere ovennevnte kostnader over tid, eventuelt sammenlikne med andre virksomheter, og å bruke innsikten som utgangspunkt for nærmere analyser, læring og forbedring i virksomheten.

4.2 Periodiserte nøkkeltall

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes, eventuelt sammen med informasjon om månedsverk eller årsverk, i nøkkeltall for å følge med på om utvalgte inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld utvikler seg som ønsket, sammenliknet med tidligere år eller mål for året.

Ved å følge med på hvordan nøkkeltallene utvikler seg gjennom året sammenliknet med tidligere år eller mål for året, kan virksomheten vurdere og eventuelt iverksette tiltak for å påvirke/styre/kontrollere hvordan nøkkeltallene utvikler seg resten av året.

Nøkkeltall kan også bruke til sammenlikning internt i virksomheten og med andre virksomheter.

Noen periodiserte nøkkeltall vil inneholde helt ny informasjon for virksomheter som går over til å føre periodisert regnskap. I slike nøkkeltall brukes informasjon fra artskontoer som kun gjelder for virksomhetsregnskap etter SRS, for eksempel avskrivninger. Andre periodiserte nøkkeltall vil være kjente fra “kontantverdenen”, men med kostnader istedenfor utgifter i beregningen av nøkkeltallet, for eksempel lønnskostnader istedenfor lønnsutgifter.

Noen nøkkeltall kan være mer aktuelle i et kortsiktig perspektiv og være egnet som styringsinformasjon gjennom et kalenderår. Andre nøkkeltall kan være mer aktuelle i et langsiktig perspektiv og brukes som styringsinformasjon over flere år.

4.2.1 Periodiserte nøkkeltall for styring gjennom året

Nøkkeltallene virksomheten velger å bruke som styringsinformasjon gjennom et kalenderår bør være påvirkbare gjennom året.  

Tabellen nedenfor viser eksempler på nøkkeltall som kan være aktuelle som utgangspunkt for å velge ut styringsinformasjon som kan brukes gjennom året. Mange av disse nøkkeltallene kan være interessante å tilpasse, for eksempel for å sammenlikne med forrige år, og per månedsverk hittil i år, eller begge deler.

Det er opptil virksomheten å vurdere og velge de nøkkeltallene som gir mest mening. Virksomheten kan også vurdere hvilken tilpasning av valgte nøkkeltall som gir mest mening som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv, fra det helt enkle til det mer sammensatte.

Ta lønnskostnader som eksempel:

• Et nøkkeltall kan vise virksomhetens eller driftsenheters lønnskostnader hittil i år: Lønnskostnader hittil i år.
• Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader hittil i år / lønnskostnader hittil i fjor.
• Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per månedsverk hittil i år: Lønnskostnader hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
• Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk forrige år.

Et annet eksempel er gjeld til ansatte⁶:  

• Et nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år.
• Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte hittil i år / gjeld til ansatte hittil i fjor.
• Et tredje nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
• Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjor.

Det fjerde alternativet er i begge tilfeller det mest kompliserte, men også kanskje det som er mest anvendelige for oppfølging og kontroll med lønnskostnadene og gjeld til ansatte i en virksomhet.  

Tabellen 4.2.1-1 viser et utvalg nøkkeltall som kan tilpasses (jamfør eksempler over) til virksomhetens behov for styringsinformasjon fra et periodisert regnskap, både for ettårig og flerårig styring.

Nøkkeltall	Definisjon	Beregning
Driftsinntekter	Salgsinntekter, offentlig avgift vedrørende omsetning, inntekt fra tilskudd og overføringer, leieinntekt og annen driftsinntekt, inntekt fra gebyrer og gevinst ved avgang av anleggsmidler samt inntekt fra bevilgninger.	Summen av kontoklasse 3
Driftskostnader	Varekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader.	Summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7
Lønnskostnader	Lønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie (unntatt for honorarmottakere), offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring).	Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141)7
Overtidskostnader	Overtid til faste og midlertidig ansatte	Summen av konto 505, 506, 515 og 516
Konsulentkostnader	Kostnader for konsulenttjenester, det vil si konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og juss, til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning mv. og andre konsulenttjenester.	Summen av konto 670-673
IKT-kostnader	Kjøp av programvarelisenser, kjøp av datamaskiner (PC, servere m. m.), leie av datasystemer (årlige lisenser m.m.), leie av datamaskiner, programvare (anskaffelse), datamaskiner (PCer, servere m.m.). Kjøp av tjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, og kostnader til telefoni og datakommunikasjon, samband og internett.	Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690
Reise- og diett kostnader	Bilgodtgjørelse, reisekostnader, diettkostnader og annen kostnadsgodtgjørelse.	Summen av kontogruppe 71
Kompetanseheving kostnader	Kurs og seminarer for egne ansatte.	Konto 687
Fordringer	Kortsiktige fordringer og forskuddsbetalt kostnad, opptjent inntekt o.l.	Summen av kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatte	Lønn og reiseutgifter som ikke er ført via lønnssystemet på rapporteringstidspunktet. Avsetninger for fleksitid, ikke innberettet overtid og ikke avviklet ferie.	Konto 291

Tabellen 4.2.1-2 viser et sett med konkrete eksempler på tilpassede nøkkeltall som kan være nyttige som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv. Disse nøkkeltallene er kun basert på periodisert regnskap, eller periodisert regnskap i kombinasjon med informasjon om utførte månedsverk.

Nøkkeltall tema	Nøkkeltall innhold	Nøkkeltall beregning
Driftsinntekter (ekskl. bevilgninger)	Driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i år / driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i fjor	Summen av kontoklasse 3 minus kontogruppe 39
Driftskostnader	Driftskostnader per månedsverk hittil i år / driftskostnader per månedsverk hittil i fjor	Summen av kontogruppe 4,5,6 og 7 delt på antall månedsverk
Lønnskostnader	Lønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk hittil i fjor	Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,1418 ) delt på antall månedsverk
Overtidskostnader	Overtidskostnader per månedsverk hittil i år / overtidskostnader per månedsverk hittil i fjor	Summen av konto 505, 506, 515 og 516 delt på antall månedsverk
IKT-kostnader	IKT-kostnader per månedsverk hittil i år / IKT-kostnader per månedsverk hittil i fjor	Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690 delt på antall månedsverk
Konsulentkostnader	konsulentkostnader hittil i år / konsulentkostnader hittil i fjor	Summen av konto 670-673
Reise- og diettkostnader	Reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i år / reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i fjor	Summen av kontogruppe 71 delt på antall månedsverk
Kompetanseheving kostnader	Kompetanseheving kostnader per månedsverk hittil i år / kompetanseheving kostnader per månedsverk hittil i fjor	Konto 687 delt på antall månedsverk
Fordringer	Fordringer hittil i år / fordringer hittil i fjor	Summen av kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatte	Gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / Gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjor	Konto 291 delt på antall månedsverk

4.2.2 Periodiserte nøkkeltall for langsiktig styring

Mange av nøkkeltallene som er listet i tabellen over kan også være nyttige i langsiktig perspektiv, og brukes til å følge med på, og styre, utviklingen over tid. Noen av nøkkeltallene i tabellen over kan også være aktuelle som nøkkeltall per årsverk og brukes i langsiktig styring. Se PM fra KDD (KMD) for definisjon av utførte årsverk.

Det er opptil virksomheten å velge de nøkkeltallene, og gjøre eventuelle tilpasninger, som gir mest mening som styringsinformasjon i et flerårig perspektiv.   

Ta lønnskostnader som eksempel:

• Et nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader siste år: Lønnskostnader per år. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
• Et annet nøkkeltall kan vise lønnsandel av driftskostnader siste år: Lønnsandel av driftskostnader. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
• Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per årsverk siste år: Lønnskostnader per årsverk. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.

I tabell 4.2.2-1 nedenfor viser vi eksempler på noen nøkkeltall som er mer egnet som langsiktig styringsinformasjon. I tillegg til disse nøkkeltallene kan nøkkeltallene som er omtalt i tabell 4.2.1-1 også være aktuelle som styringsinformasjon i et mer langsiktig perspektiv.

Nøkkeltall	Definisjon	Beregning
Bevilgningsandel	Inntekt fra bevilgninger i prosent av driftsinntekter.	Summen av kontogruppe 39 delt på summen av kontoklasse 3, ganget med 100
Lønnsandel av driftskostnader	Lønnskostnader (lønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie unntatt honorarmottakere, offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring) i prosent av driftskostnader (varekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader).	Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141) delt på summen av kontogruppe 4,5,6 og 7, ganget med 100
Avskrivingsandel av driftskostnader	Avskrivnings- og nedskrivningskostnader i prosent av driftskostnader.	Summen av kontogruppe 60 delt på summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7, ganget med 100
Lokal kostnader	Leie av lokaler, renovasjon, vann, avløp, lys, varme, renhold, vakthold, vaktmestertjenester og andre lokalkostnader.	Summen av kontogruppe 63
Eiendeler	Verdien av anleggsmidler og omløpsmidler.	Summen av kontoklasse 1
Avskrivingsandel	Akkumulerte avskrivninger i prosent av anskaffelseskostnad.	Summen av konto 1009, 1029, 1039, 1049, 1059, 1109, 1129, 1149, 1169, 1179, 1209, 1229, 1239, 1249, 1259, 1269, 1279, 1289, 1294 delt på summen av 1000-1008, 1020-1028, 1030-1038, 1040-1048, 1050- 1058, 1060-1068, 1070-1078, 1100-1108, 1120-1128, 1130-1138, 1140-1148, 1160-1168, 1170-1178, 1190-1198, 1200-1208, 1220-1228, 1230-1238, 1240-1248, 1250-1258, 1260-1268, 1270-1278, 1280-1288, 1290-1293
Opprettholdelsesgrad	Tilgangen av anleggsmidler, et forholdstall mellom virksomhetens investeringer i anleggsmidler og avskrivnings- og nedskrivningskostnader.	Utgående balanse kontogruppe 10,11 og 12 minus inngående balanse kontogruppe 10,11 og 12 pluss kontogruppe 60 delt på summen av kontogruppe 60, ganget med 100

Fotnoter

⁶Med gjeld til ansatte menes lønn og reiseutgifter som ikke er ført via lønnssystemet på rapporteringstidspunktet. Avsetninger for fleksitid, ikke innberettet overtid og ikke avviklet ferie regnes også som gjeld til ansatte. Gjeld til ansatte føres på konto 291 i standard kontoplan.

⁷Formelen for lønnskostnader viser beregninger av arbeidsgiveravgift med utgangspunkt i høyeste sats. Virksomhetene bør justere formelen ved å tilpasse prosentsats for arbeidsgiveravgift til egen virksomhet.

⁸Se fotnote 6.