I dette kapitlet gir vi en nærmere omtale av hvordan periodisert regnskap kan brukes sammen med periodisert budsjett, eller sammen med kontantregnskap og kontantbudsjett, for å produsere ny styringsinformasjon. Avhengig av virksomhetens forutsetninger, jamfør kapittel 3.2, kan denne styringsinformasjonen fremskaffes og brukes til å følge opp, vurdere og eventuelt iverksette tiltak for å bidra til inntekts- og kostnadskontroll, realistisk budsjettering og bevilgningskontroll.

Tabell 5-1 viser sammenheng mellom anvendt informasjonsgrunnlag, relevant styringsinformasjon og mulig merverdi ved å ta styringsinformasjonen i bruk.

5.1 Inntekts- og kostnadskontroll

Et periodisert regnskap viser virksomhetens inntekter og kostnader (samt eiendeler og gjeld).

Inntektene i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finansinntekter. Driftsinntektene består av inntekt fra bevilgninger, inntekt fra tilskudd og overføringer, inntekt fra gebyrer, salgs- og leieinntekter og andre driftsinntekter.

Kostnadene i et periodisert regnskap består av påløpte drifts- og finanskostnader. Driftskostnadene består av varekostnader, lønnskostnader, avskrivninger på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler, nedskrivninger av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler og andre driftskostnader.

Et periodisert budsjett er plan for når inntekter opptjenes og kostnader påløper gjennom året.

Periodisert budsjett og periodisert regnskap er egnet for å se planlagte og faktiske inntekter og kostnader i sammenheng.

Sammenlikning av inntekter mot inntektsbudsjett og kostnader mot kostnadsbudsjett gjennom året kan identifisere avvik og behov for tiltak. Budsjettinformasjon for resten av året og forventede effekter av tiltak kan brukes for å lage og oppdatere prognoser for inntekter og kostnader gjennom året. Oppfølgningen gjennom året kan bidra til kontroll på inntekter og kostnader frem mot årets slutt.   

5.2 Realistisk budsjettering

Analyser av inntekter og inntektsbudsjett, og kostnader og kostnadsbudsjett for inneværende og tidligere år, kan være nyttig som innspill til kommende års budsjetter når virksomheten har noen års erfaring med å bruke periodisert regnskap og periodisert budsjett i styringen.  

Budsjetteringen for kommende års budsjett bør være mest mulig realistisk og baseres på planen som er lagt. God oversikt og innsikt i hvordan virksomheten er finansiert, for eksempel informasjon om hvordan inntektene, og ulike inntektstyper, har utviklet seg over tid, vil være nyttig i budsjettarbeidet. God oversikt og innsikt i ressursbruken, for eksempel informasjon om hvordan kostnadsnivå, ulike kostnadstyper og utvalgte nøkkeltall (for eksempel lønn per årsverk) utvikler seg over tid, både for virksomheten og driftsenheter, kan være svært nyttig for å identifisere hvor virksomheten har et økonomisk handlingsrom i årene fremover. Et eksempel på dette er hvordan forvaltningen av eiendeler gir oversikt over hvordan avskrivningskostnader på eksisterende anlegg utvikler seg, og følgelig kan vise hvordan dette har påvirkning på det økonomiske handlingsrommet fremover i tid.  Videre kan dette arbeidet gi en oversikt over behovet for reinvesteringer og når investeringene bør skje. 

Balanseinformasjon kan også brukes i virksomhetens arbeid med neste års kontantbudsjett. For eksempel kan årets aktivitet ha medført kortsiktig gjeld eller kundefordringer som forventes betalt neste år. Forventede inn- og utbetalinger neste år (fra årets aktivitet) vil påvirke disponible rammer i neste års kontantbudsjett.    

Balanseinformasjon om anleggsmidlene for inneværende og tidligere år kan også brukes som innspill til budsjettarbeidet. Status og utvikling for nøkkeltall som eiendeler, avskrivningsandel og opprettholdelsesgrad for ulike anlegg eller anleggsgrupper kan indikere behov for investering i anleggsmidler kommende budsjettår.

5.3 Bevilgningskontroll

Et kontantregnskap viser virksomhetens inntekter og utgifter. Et kontantbudsjett er virksomhetens detaljerte budsjett som bygger på de samme prinsippene som statsbudsjettet, men hvor virksomheten fordeler inntektene og utgiftene på aktuelle inntekts- og utgiftskapitler og poster samt aktuelle artskontoer på hensiktsmessig nivå.

Kontantbudsjett og kontantregnskap er egnet for å følge opp at statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger gjennom året.

Sammenlikning av inntekter mot inntektsbudsjett og utgifter mot utgiftsbudsjett gjennom året, kan identifisere avvik og behov for tiltak. Budsjettinformasjon for resten av året, tilleggsinformasjon fra balansen om forventede innbetalinger og utbetalinger resten av året, samt forventede effekter av tiltak kan brukes for å lage og oppdatere prognoser for inntekter og utgifter gjennom året. Oppfølgningen gjennom året kan bidra til god kontroll på inntekter og utgifter frem mot årets slutt.